Hatékonyságnövelés ​stresszmentesen – GTD 84% 28 csillagozás

Időgazdálkodással, feladat menedzsmenttel sok könyv foglakozik. Sok jótanácsot bármelyik tartalmaz, de valamitől működni egyik sem tud. Itt egész más rendszert sikerült megismerni és megérteni. Ebből az is kiderül, hogy miért nem működött eddig a többi javaslat. Először látható rendszerben mindaz, ami ahhoz kell, hogy dolgainkat könnyedén és jól szervezetten tudjuk intézni. Ad olyan segítséget, amit tetszés szerint használhatok, teljes egészében, vagy csak egy kicsit, így ahogy le van írva, vagy ahogy nekem kényelmesebb. Nem bonyolult, mégis zseniális.
A könyv eleje az első olvasáskor mintha a szokásos amerikai üresjárat lenne, elméleti tiszteletkörökkel. De később ez is megtelik lényeges gondolatokkal. Következik a módszer lényegi lépéseinek és szerkezetének magyarázata, amely bár figyelmesen kell követni, hogyan is épül fel, de mégis ad egy összképet. Utána jönnek a részletes gyakorlati magyarázatok, minden lépés megvilágítása. A végén ugyan ismét elméleti tiszteletkörök következnek, addigra mégis összeáll a módszer lényege. Amit menet közben elkezdtem megfogadni, az pedig óriási előrelépést hozott a napjaim megszervezésében. Ezt a könyvet feltétlenül újra kell olvasni. Mert akkor minden szava sokkal többet tartalmaz. Életünk és dolgaink megtervezésében, nyilvántartásában és cselekedeteinkben minőségi segítséget ad. Minél többünknek ezt meg kell ismerni, aki pedig elolvassa, annak a mindennapjaiban nyomot hagy a könyv.

Nos, mielőtt elkezdtem ezt a könyvet, határozottan fontolgattam, hogy mivel új év, új élet meg végre elkezdtem a Miracle Morningot is gyakorlatba ültetni, miegymás, hát én bizony reggelente önfejlesztő könyveket fogok olvasni az MM keretében. Most így a könyv befejezése után arra jutottam, hogy fenéket, vagy ha igen, hát nagyon meg fogom válogatni, hogy mit is. Mert nem arról van szó – soha nem arról volt szó – hogy nem tudnánk, mit kell tenni. Nekem is van egy szép hosszú listám a beépítendő jó szokásokkal – a trükk annyi csak, hogy tenni kell. Úgyhogy erre fogok rágyúrni, nem a századik közhely-puffogtató könyvre. Az olvasás meg maradjon csak móka és kacagás.

Most, hogy így kidühöngtem magam, el kell mondjam, hogy ez a könyv a három csillag ellenére amúgy baromi jó. Eltekintve attól, hogy úgy a felétől legszívesebben falhoz vágtam volna, ehelyett gyakoroltam rajta a gyorsolvasást (azt úgysem szórakoztató vagy szépirodalmon kell) és rohamtempóval átrágtam magam rajta. Mint az ilyen könyveket általában, két oldalban össze lehetne foglalni az egészet, csak hát nyilván azt nem lehet jó sok pénzért eladni. Így hát mindig kapunk egy jó kis szendvicset – az első és utolsó száz oldalban dicsőítik a módszert, a közepén pedig mindent legalább háromszor elismételnek. Maga a módszer tetszik – de talán érdemesebb inkább egy blogbejegyezést elolvasni róla. Vagy Leo Babauta Zen to Done e-könyvét, amelyik ennek a módszernek a minimalistább? megfoghatóbb? praktikusabb? változata, és ingyenesen fent van az interneten.

'Akinek nincs esze, legyen notesze.' – hallottuk már nyilván százszor gyerekkorunkban és tulajdonképpen pont erről van szó. Az utóbbi hónapokban én is ráéreztem erre, a munkában szerintem sírva fakadnék, ha elveszteném a teendőlistám, rengeteget segít, hogy nem kell észben tartsam a dolgokat. Írok listákat otthon is, régebb egy időben BuJo-ztam is, szóval nem álltam távol ettől a gondolkodástól, de most elhatároztam, hogy ezután tényleg tudatosan fogom alkalmazni a GTD-t, nem csak ösztönszerűen. Nem olyan bonyolultan, mint ahogy a könyvben le van írva, csak amennyire nekem szükséges. Mindent feljegyezni, naptárba beírni minden időpontot, két perces szabály. Ha egy mondatban* kellene összefoglaljam a könyvet, azt mondanám: Mindent jegyezz fel, ami eszedbe jut, hogy lenne vele teendő; ha valamit feljegyzel, valamit nem, akkor nem fogsz megbízni a rendszeredben és az agyad nem fog tudni pihenni. És erre az egy mondatra én megadom az öt csillagot.

(* Amúgy is azt olvastam nemrég valakitől, aki sok önfejlesztő könyvet olvas, hogy csak annyi a célja, hogy minden könyvből csak egy, egyetlenegy gondolatot vigyen el és építsen be az életébe. Nem rossz gondolat.)

Ez az a könyv, amelyiknél az első 20 oldal után közöltem, hogy kell egy saját példány. Ugyanis a könyvtárit összeírni tiltja az etikai kódexem :)
Rengeteg ötletet adott és rengeteg gondolatot ébresztett bennem. Az eleje borzalmasan tömény 'elmélet', ami egyáltalán nem hasonlít más hasonló könyvekhez. Itt nincs körbeírás, körbemagyarázás és rizsa. Itt csak gondolatok vannak, alig-alig marketing :)
A gyakorlati részében pedig konkrétan leírja, hogy mi a teendő. Mit, mikor, hogyan csináld és apróra megmagyaráz minden lépést. Kipróbáltam az általa leírtakat és működik. Kis mértékben alkalmazva is működik.

Egyetlen „gyenge” pontja a könyvnek, hogy a módszert üzleti környezetben fejlesztette D. Allen, így nagyon sok olyan kifejezést használ, amit hagyományos értelemben nem alkalmazunk az élet egyéb területein (projekt, költségterv, stratégia). Azonban ha megpróbáljuk tudatosítani, hogy mit is ért ezeken pontosan (leírja), akkor emészthető. Ez senkit ne riasszon el :)

Alapvetően nem tartottam rossznak az időmenedzsmentemet eddig sem, de mégis azt éreztem, hogy nem tökéletes, valahol elszáll az idő, lehetne ez jobb. Ekkor a kezembe került ez a könyv, és gondoltam, adok neki egy esélyt, hátha mond valami okosságot. Mondott. Nagyon hasznos volt annak ellenére, hogy több olyan dolgot említ, amit eddig magamtól is (így) csináltam. A kedvencek: a két perces szabály és a „mi a következő lépés?” Ha mást nem is, ezt a kettőt mindenkinek érdemes az életébe iktatnia.

Ezért kezelem fenntartással az önsegítő könyveket – adott egy hangzatos cím, egy érdekes fülszöveg, majd jön a belső tartalom, ami viszont számomra inkább unalmasnak, mintsem segítőnek hatott. Persze, voltak benne érdekes gondolatok, jó tippek a mindennapi teendők kezeléséhez, de az egész könyv olvasása közben az volt az érzésem, hogy ez csak egy bizonyos rétegnek (vezetőknek leginkább) szól, hiába hozott példákat arra, hogy akár a szülői, akár a ház körüli teendőket is lehet ezzel a módszerrel hatékonyabban kezelni, én inkább a szakmai „gondjaimra” kerestem volna a választ. Azt nem vitatom, hogyha valakinek fix munkaköre van, sokkal többet segít, de egyrészről az én munkahelyemnél előfordulnak olyan esetek, amikor hiába nem tartozik hozzám az adott feladat, mégis nekem kell megcsinálni, mert nincs más, aki megcsinálná – ennél legfőképpen arra a fejezetre gondolok, amikor azt említik, hogy delegáld át a feladatot. Oké, én szívesen átadnám másnak, mondjuk a daru szervizelését, de aki eddig intézte, ő felmondott, a helyére még a vezetőség nem vett fel mást, a kezelőt viszont én diszponálom – akkor vajon kihez fog tartozni… Egy kisebb létszámú cégnél elképzelhetetlennek tartom, hogy fix feladataid vannak, de lehet, hogy az én tapasztalataim nem tükrözik a valóságot. Összességében, tényleg voltak jó ötletei, aminek talán hasznát fogom venni a mindennapokban, de inkább azt mondanám, hogy ez nem nekem szólt.

David Allen: GTD-Hatékonyságnövelés stresszmentesen

A könyv nem klasszikus elméleti pszichológiai ismereteket ad. A szerző vezetési tanácsadóként/coachként megszerzett tapasztalatai megosztásával, történetek, gyakorlati tanácsok leírásával segíti az olvasókat a hatékony időmenedzsment, eredményes feladatmegoldás és ezáltal stresszkezelés tárgykörben.

MIndezt úgy, hogy a szerző azért deklarálja, hogy tisztában van azzal, hogy nem lehet semmit sem tökéletesen megoldani, mindig maradnak el munkák, feladatok. Azonban a sikeresség kulcsa, hogy azért több helyzet megoldására kerüljön sor, mint amit elhanyagolnak, vagy időlegesen elsüllyesztenek.

Szerintem valamennyien tudjuk általában, hogy mit kell vagy kellene tennünk.A probléma az, hogy nem írjuk fel, nem helyezzük rendszerbe, ezáltal nem kerül előtérbe és nem is cselekszünk.

A szerző kétperces szabálya: “Ha a teendő két percnél kevesebb időt vesz igénybe, célszerű abban a pillanatban elvégeznünk, amelyben döntünk róla. Szerintem azért ezt az időt, legalábbis a kezdetekben érdemes 5 percre felemelni: végiggondoljuk, döntünk, megírjuk az e- mailt vagy levelet, végrehajtjuk a telefonhívást.

A GTD – Getting things done! – Intézz el mindent! – szlogen kicsit megtévesztő. Nem kell még több munkát elvégezni, a feladat inkább az, hogy mentális és fizikai környezetünk rendben tartása a mindennapok részévé váljon.

Már a gyerekeknek, iskolásoknak is tanítani kellene az információfeldolgozás, eredmény- meghatározás,cselekvés fontosságát.

A módszer tulajdonképpen az alábbi részfeladatokra koncentrál: tennivalók, következő lépés,felügyelet, koordinálás.

A szerző szerint a különálló irodai silók omladoznak, egyes szervezeti egységek kommunikációja, együttműködése, elkötelezettség egyre fontosabbá válik.

Hasznos gondolat, hogy motoszkáló ötleteinket is érdemes egyfajta gyűjtőkosárba feljegyezni.

A feladatok esetében –, akár otthoni, akár munkahelyi projektről van szó, az alábbi részfeladatok meghatározása segítheti a stresszmentes élet elérését: rögzítsünk, tisztázzunk, rendszerezzünk, reflektáljunk, cselekedjünk.

A feladatok meghatározásánál figyelembe kell vennünk a rendelkezésre álló időt, energiát, prioritásokat.

Az alapszint az aktuális teendőket jelenti, ehhez kapcsolódnak az aktuális projektek, fókuszterületek és felelősségi körök, célok, jövőkép, küldetés és alapelvek.

Az író művében motiváló idézeteket is felhasznál, melyek közül néhányra én is rácsodálkoztam:

A jövő miatti aggódás helyett inkább magasabb szinten gondolkozz és tervezz! / Winston Churchill/

A haladás titka, hogy el kell indulni. Az elindulás titka, hogy a bonyolultnak tűnő feladatokat kisebb, elvégezhető feladatokra kell bontani és az elsőtől kezdve mindegyiket meg kell oldani. /Mark Twain/

Függetlenül a probléma nagyságától vagy nehézségétől, úgy szabadulhatunk meg a nyomasztó érzéseinktől, ha teszünk egy kis lépést a megoldás irányába. Csináljunk valamit! /George F . Nordenholt/

Szavakkal márpedig nem lehet rizst főzni. /Kínai közmondás/

Az emberek mindig a körülményeket okolják, ha valamit nem érnek el az életben. Én nem hiszek az ilyen körülményekben.Azok boldogulnak ebben a világban, akik reggel felkelnek és megkeresik a szükséges körülményeket.Ha pedig nem találják, megteremtik őket. /George Bernard Shaw/

Az elme lecsillapításának művészete és minden gond és aggodalom eloszlatásának képessége valószínűleg napjaink egyik titka./ Captain.J.A.Hatfield/

A pszichológiai tőke viszonylag új fogalom. A szervezetpszichológusok általában négy aspektusból (magabiztosság, optimizmus, remény és rugalmasság) érrékelik a dolgozók általános találékonysági állapotát és annak hatását – pszichológiai tőkéjét. A könyv a pszichológiai jóllét alapvető kérdéseihez kapcsolható, eredményesebbek, hatékonyabbak lehetünk, így gondolatai a pozitív pszichológiához kapcsolhatók. Kevesebb erőfeszítés, kisebb stressz… egyfajta stresszkezelési technika munkahelyen és magánéletben is.

A felső szint elérése a GTD integrálása életvezetési rendszerünkbe, mely a stresszmentességet, hatékonyságot, eredményességet, az Irányított figyelem és képzelőerő változást előidéző erejét jelentheti!

Súlyozott értékeléssel élnék, melyben abszurd módon a könyvnek van kisebb súlya, a nagyobb részt pedig maga a metódus, a rendszer, a gondolatiság kapja. És hát a GTD módszer az toronymagasan 5 csillag, hihetetlen pozitív hatásokat lehet elérni vele már néhány hónap alatt (habár a szerző azt állítja, hogy legalább 2 év kell a magabiztos elsajátításhoz … mi lesz itt még kérem szépen? :) )

A könyvvel konkrétan szenvedtem. Már hónapok óta használtam a rendszert, mire be tudtam fejezni a művet. Annyira de annyire fárasztó volt, folyamatosan vesztettem el a fonalat. Mindennek pedig bennem a rengeteg ismétlés volt az oka szerintem, értem én, hogy szerette volna megerősíteni és egyet is értek, de miért ennyiszeeeeeer? (többször, mint ebben az szóban az „e” betű)

Engem nagyon megfogott, főként amiatt is, hogy magamtól is kezdtem hasonló rendszert kialakítani, de az messze állt ettől működés, megbízhatóság és persze elért eredmények tekintetéből. Kaptam egy protokollt lényegében a gondolkodási módomhoz, ami aztán beindította a rakétákat.

Azt tapasztalom, hogy már néhány hónapot követően annyira kitisztult a fejem, annyira nem terhelik oda nem való gondolatok, hogy csak úgy jönnek a jobbnál jobb ötletek. Amikor pedig egy új feladat jön be mellékvonalon, akkor nem ellenállok, hanem még további ötletekkel toldom meg. Számomra ez teljesen új élmény, úgyhogy én bátran javaslom, olvasd el a könyvet, kínlódd át magad rajta, mert megéri (igen, muszáj végigmenni a könyvön … és néhány abszurd ötletet jól átugrani).

Alapvetően jó könyv hasznos tippekkel, amennyiben tényleg van rálátásod a prioritásokra, és van szabadságfokod a jelen módszertan szerint dolgozni. De ha például a 40 órás munkaheted minden percében mások irányítanak, és/vagy a vezetőd folyamatosan mikromenedzsel, inkább a vezetődnek vedd meg a jelen könyvet.

Ahhoz képest, hogy időmenedzsmentről ír, ezt a koncepciót át lehetett volna adni sokkal hatékonyabban is. Maga a váz remek, vannak benne nagyon hasznos részek. Ugyanakkor ha valaki meg szeretné ismerni a rendszert, jobban jár ha megnéz egy 10 perces youtube videót róla. Sokszor azt éreztem, hogy túlmagyarázza a dolgokat, amik pedig magyarázatra szorulnának, azt pedig összecsapja. Valahogy a fókuszpont hiányzott sokszor. A lényeg, hogy alakítsunk ki egy rendszert, ragszkodjunk hozzá és folyamatosa tartsuk karban.